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Spa Manager als Controller und Therapeut: Deckungsbeitrag schlägt Klangschalentherapie?

Der Vier-Sterne-Markt im Spa- und Wellnessbereich ist unter Druck geraten. Die Konkurrenz ist groß und die Kunden buchen immer kurzfristiger. Für den Spa-Manager stellt dies vielfältige therapeutische und betriebswirtschaftliche Herausforderungen dar.

Es geht darum, eine Differenzierung gegenüber Wettbewerbern mit attraktiven Produkten zu suchen, eine Verzahnung von Konzepten und Betrieb sicherzustellen und vor allem konsequent auf Kosteneffizienz im Spa-Bereich zu achten. Mit dem nachfolgenden Ansatz werden in pragmatischer Form die wichtigsten Kennzahlen und Handlungsansätze aufgezeigt.

Capture-Rate – Zusammenarbeit von Hotel und Spa-Bereich

Die Capture-Rate in % zeigt, wie gut Hotelbetrieb und Spa-Bereich miteinander vernetzt sind. Im aktuell schwierigen Wettbewerbsumfeld sind Synergien zwischen Hotel- und Spa-Betrieb überlebenswichtig.

Die Verbesserung der Capture Rate ist mit relativ einfachen Maßnahmen möglich:

  • Austausch der täglichen Morgenpost von Hotel und Spa-Bereich
  • Ansprechende Informationen (z.B. Folder, Aufsteller) zu Anwendungen des Spa-Bereiches im Hotel
  • Hinweis auf offene Termine und Sonderangebote

Auslastung von Mitarbeitern und Räumen

Eine etwa 80 %ige Auslastung bei Mitarbeitern in der Spa Abteilung ist erstrebenswert, wobei Zeiten für Teambesprechungen, Organisationen und Vorbereitungen für Anwendungen nicht mit eingerechnet werden. Sollte sich dieser Wert allerdings deutlich erhöhen, muss über die Personalstruktur und die Schaffung neuer Arbeitsplätze nachgedacht werden.

Wichtig ist auch, dass die Mitarbeiter in Physiotherapie und Wellnessbereich fachlich spezialisiert sind. Gleichermaßen sollten alle Mitarbeiter grundlegende Behandlungen beherrschen, um durchgängig einen Mindeststandard anbieten zu können und in der Einsatzplanung flexibel zu sein.

Deckungsbeitrag schlägt Klangschalentherapie? (c) Foto: Kzenon - Fotolia.com

Deckungsbeitrag schlägt Klangschalentherapie? (c) Foto: Kzenon – Fotolia.com

Mit Blick auf die Leistungsmotivation ist es von Bedeutung, die Führungskräfte und Mitarbeiter teilweise variabel zu vergüten und so an Erfolg und Misserfolg zu beteiligen.

Der „Revpat“ (revenue per avialable treatment room) als Umsatz pro verfügbaren Behandlungszimmer zeigt die Auslastung mit Behandlungen in einem Spa-Bereich. Das Produkt aus der Anzahl der Behandlungszimmer und Anzahl der Tage im Monat ergibt die Gesamtanzahl der zur Verfügung stehenden Räume. Um den Durchschnittsumsatz der Räume zu ermitteln, wird der Gesamtumsatz der Abteilung benötigt. Allgemein gilt die Regel: Je höher der Wert, desto besser die Wirtschaftlichkeit. Um diesen Wert zu erhöhen, bietet es sich beispielsweise an, mit weniger personalintensiven Behandlungen, wie Packungen, Infrarot usw. zu arbeiten.

Eine entscheidende Rolle im Spa-Betrieb stellt Multifunktionalität der Räume dar. Die Behandlungszimmer, deren Auslastung bei circa > 50% liegen sollte, müssen so gestaltet sein, dass die gängigen Behandlungen in allen Räumlichkeiten durchzuführen sind. Bei Anwendungen der besonderen Art sollte es nicht problematisch sein, das spezielle Equipment in den Raum einzufügen.

Analyse des Deckungsbeitrages

Eine zentrale Rolle bei den Kennzahlen stellt der Deckungsbeitrag des Spa-Bereiches dar. Er gibt Auskunft über die Wirtschaftlichkeit, da alle Aufwände den Erträgen gegenübergestellt werden.

Wird ein bestimmter Deckungsbeitrag in Euro oder % unterschritten (Zielvorgabe des Unternehmens!), ist die Existenz der Abteilung grundsätzlich gefährdet, da ein eigenständiger wirtschaftlicher Betrieb in Frage gestellt ist. Was also tun bei Deckungsbeitragsproblemen?

  • Alle Ertrags- und Kostenpositionen transparent machen (Buchhaltung gegebenenfalls involvieren)
  • Produktangebot und dessen Kostendeckung kritisch hinterfragen
  • Kostensenkungsmöglichkeiten prüfen
  • Mitarbeiter- und Raumauslastung analysieren
  • Synergien zwischen Hotel und Spa-Bereich hinterfragen
  • Kundensegmentierung und weitere Marketingmaßnahmen prüfen
  • Verzahnung Konzept und Betrieb sicherstellen
  • Neue Ertragsquellen identifizieren (z.B. Quote verkaufter Produkte erhöhen)

Qualität

Bei aller Bedeutung des Kennzahlencontrollings muss auch Sorge dafür getragen werden, dass der Hotel- und Spa-Gast nicht aus dem Blickfeld gerät. Kundenbefragungen bzw. Feedbackbögen bieten Hinweise, wie der Kunde den Spa-Bereich bzw. das Hotel erlebt. Aus diesen Informationen können wiederum Entscheidungen hinsichtlich Angeboten abgeleitet werden.

Kennzahlencontrolling im Spa-Bereich etablieren

Wichtig ist, die Kennzahlen regelmäßig zu analysieren, um rechtzeitig Rückschlüsse zur Entwicklung des Spa-Bereiches zu ziehen. Trotz eines gewissen Zeitaufwandes ist es empfehlenswert, die Werte auch aus den vergangenen Monaten und Jahren zu ermitteln, um einen Überblick zur zeitlichen Entwicklung der Gesamtsituation zu erhalten. Auf Basis dieser Informationen im Zeitverlauf ist es möglich, die Wirkung von Gegenmaßnahmen zu simulieren und Prognosen zur weiteren wirtschaftlichen Entwicklung des Spa-Bereiches zu erstellen.

Fazit

Therapieformen und Kostenstellen dürfen nicht als unerbittliche Gegner antreten. Vielmehr ist das ausgewogene Miteinander das Ziel. In der Gesamtheit der Bemühungen um Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung sollte der Blick auf das Wesentliche nicht verloren gehen – dem Wohlbefinden der Kunden: Klangschalen in harmonischem Einklang mit dem Deckungsbeitrag.