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Technik auf einer Welle? Wie Spa Software Harmonie in die IT-Landschaft bringt

Was sind die aktuellen Herausforderungen hinsichtlich Ressourcenmanagement im Spa? Und wie können ganzheitliche Softwareprodukte genutzt werden, um trotz der wachsenden Anforderungen ein harmonisches Gesamtbild im Unternehmen zu vermitteln?

Manager im Hotel- und Spabereich müssen in ihren täglichen Aufgaben sehr flexibel sein – so am besten auch die Softwarelösung, mit der sie zusammenarbeiten. Keine Hard- oder Software im Spa sollte außer Acht gelassen werden, alles soll in einer, für den Gast selbstverständlich unsichtbaren, IT-Infrastruktur miteinander vernetzt sein, um einen 1A Ablauf beim Management und der Gästebetreuung zu garantieren.

Wichtig ist es, zu verstehen, dass es sich in diesem Kontext bei Hardware um tatsächliche Geräte à la Leser oder Zutrittskontrollen handelt und Software hier die zugehörigen Programme meint. Woher wissen Sie denn, dass Ihre Gäste am liebsten den Granatapfel-Fruchtsaft trinken? Oder dass Ihre Gäste in der Regel gegen 11:30 das Spa betreten? All dies sind Informationen, die durch ein ganzheitliches Ressourcenmanagement möglich sind – und nicht unwichtig für CRM (Customer-Relationship-Management), Marketing & Co. sind.

Bargeld? Berührungspunkte von A bis Z

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Paar möchte gerne online einen Thermenaufenthalt für zwei Nächte buchen und checkt hierfür Facebook Seite und Homepage einiger Anbieter. Laut Wellness Trends 2015 übrigens gang und gäbe: Wellnessreisende jedes (!) Alters holen sich Infos aus dem Netz. Warum denn auch nicht? Das Internet bietet neben Bewertungen, persönlichen Erfahrungsberichten á la „Frühstück schmeckt nicht“ oder „Personal wirkte immer etwas müde“ und Bildern noch viele weitere Informationen.

Guter Service soll also schon vor dem eigentlichen Urlaub beginnen: nämlich Online beim Buchungsprozess. Hat man seine Lieblingsdestination ausgewählt, möchte man natürlich auch schnell zuschlagen. Am besten per Smartphone oder Tablet. Das – meiner Meinung nach heutzutage unentbehrliche – Responsive Design macht’s möglich: Netzinhalte passen sich demnach allen Endgeräten an und erleichtern den Buchungsprozess.

Gut, es wurde nun reserviert und sich auch gleich auf den Weg in den wohlverdienten Urlaub gemacht. Im Spa selbst checkt man per Mitgliedsmedium ein, bezieht darauf das Zimmer – und siehe da: ein Inhouse-TV läuft mit speziellen Angeboten und Last-Minute Behandlungsterminen. Futuristisch wirkende Screens im gesamten Spa-Areal ermöglichen die schnelle Reservierung eben dieser gezeigten Angebote und noch viel mehr – ohne langen Wartezeiten, wie oftmals an der Rezeption. Bargeld? War gestern. Heute wird alles direkt auf’s Gastprofil gebucht.

Alles unter einem Schirm: multidimensionale Softwareprodukte

Eine Software hat somit mit einigen Touchpoints zu arbeiten, wie Web Shop, Check-In, Restaurant und nicht zuletzt der Kasse. Das oben genannte Beispiel soll verdeutlichen, wie komplex die Infrastruktur eines Unternehmens heutzutage sein kann – vom kleineren Familienbetrieb hin zur internationalen Hotelkette.

Egal, um welchen Betrieb es sich letztendlich handelt: alle Unternehmen haben dieselben Anforderungen, wenn es um’s Ressourcenmanagement geht. Um einen reibungslosen Ablauf in sämtlichen Bereichen gewährleisten zu können, ist eine Brücke notwendig, um etwaige Berührungspunkte miteinander zu verknüpfen – und nicht einfach nebeneinander bestehen lassen. Mittlerweile sind Technik und Technologie ja schon so weit, dass multidimensionale Softwareprodukte auch genauso multi-einsetzbar sind.

Ein Beispiel für eine solche Vernetzung ist die Zusammenarbeit zwischen der Hotel-Software (PMS) und der gewählten Spa Software. So können in Anspruch genommene Leistungen direkt auf das Hotelzimmer gebucht werden. Dies gilt auch für Familien, die zwar das gleiche Zimmer beziehen, dennoch unterschiedliche Treatments in Anspruch nehmen. Besitzt ein Hotel ebenfalls einen Fitnessclub, checken intelligent vernetzte Lösungen auch, ob der Zutritt zum Fitnesscenter noch gewährt – ergo der Gast noch im Hotel eingecheckt – ist.

Weiters können in Thermen konsumierte Leistungen per integriertem Chip auf ein Armband gebucht werden. Gäste profitieren hier vom Plus der bargeldlosen Bezahlung – sämtliche Konsumationen werden beim Check-Out dann auf einmal bezahlt. Zusätzliche Vernetzung: online können vorab Eintrittskarten oder Gutscheine gekauft und Termine direkt reserviert werden.

Spa On the Go – Apps als Must-Have

Als neuestes Must-Have sorgen diverse Apps für eine flexible und ortsunabhängige Benutzung im gesamten Spa-Areal und darüber hinaus. Technologie per Fingertipp also. Immer mehr To Do’s werden per Handy geregelt, mobile Webseiten müssen sowieso her und das Business sollte am besten immer und überall dabei sein. Aber auch dieser Trend läuft nur in Kombination mit einer ausgeklügelten Software und der einwandfreien Kommunikation mit diversen Schnittstellen im Haus.

Digital Detox = Digitales Fasten

Im Kontrast zu dieser starken Technologisierung steht ein neuer Trend: Digital Detox. So heißt es für Urlauber immer öfter Offline statt Online, Back-to-Basics statt State-of-the-art und Face-to-Face Kommunikation anstelle von Facebook, Twitter & Co. Viele Urlauber möchten das Handy mal liegen lassen und sich auf sich selbst konzentrieren. Technologie? Interessiert sie im Urlaub nicht wirklich. Dadurch wird eine immer größer werdende Aktivitätspalette gefordert und ein Betrieb hat mehr und mehr Ressourcen zu verwalten. So muss die Wunsch-Softwarelösung auch in der Lage sein, mit dem Unternehmenserfolg mitwachsen zu können. Voraussetzung dafür:

Kommunikation mit externen Technologie- und Technikanbietern.

Mein Fazit: „All goes round and round“

Aufgrund immer mehr technischer Systeme, die in einem Spa zusammenarbeiten und wegen immer unternehmenslustigeren Gästen werden Gesamtlösungen im Ressourcenmanagement zunehmend wichtiger. Je größer das Angebot eines Betriebs, umso wichtiger also auch die Verbindungen zu Drittanbietern. Eine ideale Softwarelösung passt sich an die verschiedenen Betriebsformen eines Spas an und erfüllt so die Grundbedürfnisse eines jeden Betriebs – egal ob die eines Day Spas, Hotel Spas, Medical Spas oder einer Therme.