1. Spa Manager Talk: Strukturen sichern Qualität und schaffen Platz für Neues

Die klassische Schule der Spa-Führung – klare Strukturen

Damit ein Spa gut funktioniert, sind klare Strukturen die Basis. Sie definieren Abläufe, erleichtern den Mitarbeiter:innen Routineaufgaben und sorgen für hohe Qualität beim Gast. Ob diese Prozessbeschreibungen nun über iPads zugänglich gemacht werden oder über ein ausgedrucktes Handbuch in den Kabinen, spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Viel wichtiger ist, dass in dieser Standard Operating Procedure (SOP) wirklich alles bis ins kleinste Detail dokumentiert ist (auch mit Fotos), Feedback ausdrücklich erwünscht ist und, dass Verbesserungen immer wieder ergänzt werden. Das hilft letztendlich auch, die Rüstzeiten zu optimieren. Bei aller Wirtschaftlichkeit sollte man aber immer bedenken, dass wir uns in einem Segment bewegen, wo Ruhe ausgestrahlt werden soll. 15 Minuten nach einer einstündigen Behandlung scheinen ein guter Wert zu sein, um auch mit dem Gast noch kurz ins Gespräch zu kommen, durchzuatmen und alles für das nächste Treatment vorzubereiten. Hier kann die Spa-Rezeption eine wertvolle Unterstützung sein.

Teilzeitkräfte sind eine wichtige Stütze

20% Vollzeitkräfte im Spa sind heute keine Seltenheit. Das liegt nicht daran, dass sich Hotels keine Vollzeitkräfte wünschen, sondern an den sich veränderten Wünschen der Arbeitnehmer:innen. Schnell wurde in der Runde klar, dass sich die SPAs bereits gut darauf eingestellt haben, diese neue Arbeitsmarktsituation für sich zu nutzen und dass sich daraus sogar Vorteile ergeben können. Mit einer guten Mischung aus Vollzeit- und Teilzeitkräften kann man nämlich sehr agil auf die allgegenwärtige Fluktuation und auch steigende Gästewünsche reagieren. Teilzeitkräfte sind in der Zeit, wo sie im Spa sind, meist sehr motiviert und manchmal auch flexibler bei Mehrstunden, weil sie vielleicht doch die eine oder andere zusätzliche zeitliche Möglichkeit haben. Spannend ist in diesem Zusammenhang auch die Einführung eines Provisionsmodells, damit Mitarbeiter:innen auch am Erfolg mitverdienen können.

Online-Buchbarkeit von Spa-Treatments

Technologisch gesehen ist die Möglichkeit, Spa-Behandlungen online zu buchen, heute kein Problem mehr. Die Frage ist eher, was passt zum Haus und wie läuft der Prozess genau ab. Junge Menschen erwarten Online-Buchbarkeit, ältere greifen hingegen oftmals doch lieber zum Telefon und schätzen eine persönliche Beratung. Diese individuelle Beratung ist sehr wertvoll, denn damit können Erwartungen und Wünsche besser eingegrenzt, Neuheiten angeboten und das für den Gast optimale Treatment verkauft werden. Wie so oft, kommt es auf die richtige Balance an. Bei der Anzahl von freien Slots, die für die online Buchung zur Verfügung stehen, ist viel Fingerspitzengefühl notwendig, aber auch, nicht zu viel Vorsicht walten zu lassen, damit man nicht auf freien Slots sitzen bleibt. Um Online-Buchungen zu forcieren, kann ein Rabatt eine gute Möglichkeit sein. Dennoch sollte man immer in Betracht ziehen, zusätzlich das persönliche Gespräch zu suchen. Denn hier steckt, wie bereits beschrieben, viel Potential.

Daneben wurde über Preisanpassungen von Treatments rege diskutiert. Wichtig ist allerdings, es mit Dynamic Pricing weder für den Gast noch für das Spa zu kompliziert zu machen – auch wenn technisch alles möglich wäre. Beginnen kann man auf jeden Fall damit, dass am Wochenende das Day Spa und evtl. auch Treatments mehr kosten. Eine, von einem Teilnehmer vorgestellte Idee wäre, generell die Preise anzupassen und dafür während der Woche Rabatt zu geben.

Spa-Führung – Einfühlungsvermögen und Wirtschaftlichkeit

Selten gibt es in der Arbeitswelt einen Ort, wo Wirtschaftlichkeit und Einfühlungsvermögen so aufeinandertreffen. Spa-Führungskräfte brauchen auf der einen Seite eine dicke Haut, um den Anforderungen gerecht zu werden, auf der anderen Seite aber auch immer ein offenes Ohr für ihre Mitarbeiter:innen. Die berechtigte Frage, die gestellt wurde, lautet: Und was macht ihr für euch selbst, um immer „straight“ dazustehen? Zeit für sich ist dabei essenziell. Auch ein Coaching oder wie hier, der regelmäßige Austausch unter Gleichgesinnten, bieten eine gute Stütze.

Eine Teilnehmerin brach eine Lanze dafür, dass wir im Spa leider immer sehr zurückhaltend sind, eher ruhig und besonnen. Wir müssen auch Spaß haben und gemeinsam feiern. Das hilft auch dabei, Verbindungen im Team wieder zu stärken.

Müssen wir im Spa jeden Trend mitmachen?

Diese Frage, die eine Teilnehmerin einbrachte, klingt auf den ersten Blick banal. Und wurde deshalb auch schnell mit „Nein“ beantwortet. Nach längerer Diskussion wurde allerdings klar, dass wir uns dennoch nicht verschließen und Trends beobachten sollten. Es macht zwar keinen Sinn, auf einen fahrenden Zug blind aufzuspringen, allerdings wäre es total schade, wenn es da draußen etwas gibt, dass perfekt zu meinem Haus, meinen Gästen und meiner Ausrichtung passt und ich bekomme davon nichts mit. Longevity ist ein riesengroßer Baukasten, wo man sich das eine oder andere passende Angebot für das eigene Spa herauspicken und hinzunehmen kann. Auch KI-gestützte Körper- oder Hautanalyse können beispielsweise eine gute Ergänzung sein, um Innovationen zu zeigen. Dabei sollte man aber auch die klassischen Tugenden nicht außer Acht lassen und schauen, wie man das aktuelle Spa-Menü, das bei den Gästen bereits gut ankommt, verbessern kann.

Fortsetzung folgt…

Beim Spa Manager Talk wurde gezeigt, wie wichtig es ist, Erfahrungen und Best-Practice-Beispiele zu teilen, um voneinander zu lernen. Denn, und das wurde auch schnell klar, den einen goldenen Weg gibt es einfach nicht. Oftmals sind es die kleinen Stellschrauben, die ein Spa erfolgreich machen und nicht die eine große Innovation. Qualität liegt meist im Detail – wie die klar definierten Prozesse oder die Mitarbeiter:innen, die ein bisschen mehr geben, weil sie daran Freude haben.

Als Spa-Manager:in ist man gefordert, wirtschaftlich zu denken, aber auch in hohem Maße einfühlsam zu sein. Gut ist, wenn man sich mit anderen Spa-Manager:innen austauschen kann. Denn gemeinsam fühlen sich Herausforderungen meist gar nicht mehr so groß und unüberwindlich an. Wir freuen uns immer sehr, wenn wir hier einen Teil dazu beitragen können.

Weil der 1. Spa Manager Talk bei den Teilnehmer:innen so gut angenommen wurde und sich diese darüber hinaus Regelmäßigkeit gewünscht haben, werden wir nun 2-mal im Jahr den Spa Manager Talk via Zoom anbieten. Meldet euch gerne zum Newsletter an (rechte Spalte oder unten) – wir halten auch auf dem Laufenden!