Digital vernetzt im Spa-Hotel – von der Buchung bis zur Zahlung

Ihr habt auf der Interbad eure neuen Self-Service-Automaten vorgestellt – das Motto „No Wrist – No Fun“. Was hat es damit auf sich und welche Prozesse erleichtert diese Innovation für den Gast aber auch den Spa-Betrieb?

Ja genau, hinter dem Motto „No Wrist – No Fun“ versteckten sich unsere neuen selbst produzierten Automaten TAC|Wrist 900 und TAC|Wrist 144. Diese sind eine voll digitalisierte Lösung zur Ausgabe von klassischen Uhr-Medien, die hauptsächlich in großen Thermen- und Freizeitbetriebe zum Einsatz kommen.

Das größere Gerät, der TAC|Wrist 900, überzeugt durch sein hohes Fassungsvermögen von 900 Armbändern, die leichte Befüllung und die schnelle Mediumausgabe. Optional kann mit dem Zahlterminal NG22 ein zusätzlicher POS eingerichtet werden, um die Kasse zu entlasten. Die kleinere Variante, der TAC|Wrist 144, mit einer Kapazität von 144 Stück eignet sich beispielsweise perfekt für den Fitnessbereich. Hat jemand online einen Vertrag abgeschlossen, kann der gesamte Zutrittsprozess dank TAC voll automatisiert abgebildet werden und das rund um die Uhr.

Zu den Vorteilen für Gast und Betrieb: für den Betreiber wird durch die Digitalisierung und Automatisierung der Bandausgabe die Prozessqualität verbessert und beschleunigt. Es bleibt mehr Zeit für den Kunden. Für Besucher werden die lästigen Warteschlangen an der Kasse vermieden. So wird für ein rundum Wohlfühlerlebnis für den Gast gesorgt, vor allem in Zeiten der Personalknappheit.

Übrigens, die Geräte dienen gleichzeitig als Blickfang. Mit einer attraktiven Gestaltung durch Folienbeklebung werden sie zu Werbeflächen ganz im Look and Feel des Unternehmens.

Euer Ziel ist es, den Verkauf und das damit verbundene Gäste-Erlebnis digital zu optimieren und zentral zu verwalten. Wie sieht die typische Guest Journey im Spa-Hotel aus und wie lässt sich das mit der TAC-Software abbilden? Welche Touch-Points gibt es da?

Mit den TAC Software- und Hardwareprodukten wird der gesamte Zutrittsprozess voll automatisiert abgebildet: Vom Online-Ticketkauf inkl. Liegenreservierung im Webshop mit der integrierten Zahlungsschnittstelle (TAC|Pay) über die digitale Ausgabe von Zugangsmedien direkt am Automaten bis hin zum Eintritt via Drehkreuz. Versperren der Spinde, bargeldlose Konsumationen (Food & Drinks, Leihartikel) sowie Zubuchen von Saunaeintritten, Fitnesskurs-, Massage- oder Kosmetikbehandlungen sind genauso möglich wie das Kaufen von Wertgutscheinen für Freunde und Familie. 

Aber nun zu den Hotelgästen. Hier könnte eine umfangreiche Guest Journey so aussehen: Nach erfolgreicher Zutrittskontrolle beim Einchecken in den Thermenbereich, sieht der/die Besucher:in Massageangebote über Digital Signage an den angebrachten Screens im Spa-Bereich. Am Kiosk entscheidet sich der Gast für eine Package-Buchung. Da noch etwas Zeit bis zum ersten Verwöhntermin bleibt, gönnt er/sie sich einen Kaffee am Automaten, bezahlt wird vollkommen bargeldlos via Medium. Gerade fällt ihm/ihr ein, dass das Handtuch oben im Zimmer liegen geblieben ist. Kein Problem! Am Automaten kann man sich eines ausborgen (Leihartikel). Im Wartebereich füllt der Gast den Anamnesebogen bequem via Smartphone aus, sodass die Kosmetikbehandlung pünktlich starten kann. Im Anschluss an die Behandlung entscheidet er/sie sich, noch ein paar Beautyprodukte für zuhause zu kaufen. Alles wird bequem auf der Zimmerrechnung vermerkt. Beim Entspannen im Spa kann im Webshop noch ein Tisch für ein „Candle Light Dinner“ reserviert werden. Für den nächsten Tag bucht er/sie eine Pilates-Stunde am Vormittag und einen Saunaaufguss am Nachmittag.

Mit TAC Pay habt ihr eine neue All-in-One Payment-Lösung integriert. Welche Vorteile bietet die Software-interne-Lösung im Gegensatz zu externen und auf was sollte man besonders achten bei der Zahlungsabwicklung?

TAC steht als All-In-One Ansprechpartner bei Fragen und Herausforderungen zur Verfügung. Mit unserer Zahlungsschnittstelle TAC|Pay werden alle einmaligen und wiederkehrenden Zahlungen sowie Rückerstattungen in der gesamten TAC-Software schnell und sicher abgewickelt. Der Vorteil: Durch die volle Integration ergeben sich deutlich weniger Fehlerquellen. Das Handling von Stornierungen, Garantien und No-Shows wird so maßgeblich vereinfacht. Beispielsweise bleiben Betriebe nicht länger auf No-Show-Kosten sitzen, da Gebühren für Nichterscheinen weiterverrechnet werden können. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich der Onlineauftritt vollständig an die Corporate Identity des Spa-Betriebes anpasst. Dank optimiertem Check-out im Webshop werden lästige Weiterleitungen auf Drittanbieter-Bezahlseiten vermieden. Im TAC|Cockpit findet man neben ausführlichen Darstellungen aller Transaktionen, aussagekräftige Berichte und Auswertungen.

Um auf den zweiten Teil der Frage näher einzugehen: Bei der Zahlungsabwicklung stellen Sicherheit und Verschlüsselung der Daten ein wichtiges Thema dar. Wir alle möchten, dass mit unseren Zahlungsdaten und natürlich mit jenen unserer Kunden verantwortlich umgegangen wird. Mit TAC|Pay bieten wir durch Tokenisierung ein Maximum an Sicherheit. Kreditkartendetails werden automatisch im Hintergrund in einen Token umgewandelt und PCI konform gespeichert. Das spart Zeit, verbessert die Nutzererfahrung und erhöht die Sicherheit, da nie sensible Kreditkartendaten als Klartext gespeichert werden. Davon profitieren Gäste und Spa-Mitarbeiter:innen in gleichem Maße.  

Ihr betreut sowohl Hotel-Ketten als auch Inhaber-geführte Häuser. In welchen Bereichen werden eurer Meinung noch nicht alle Potentiale durch Digitalisierung ausgeschöpft, um einerseits den Verkauf anzukurbeln und andererseits das Personal zu entlasten?

Gerade in kleineren und mittleren Betrieben wird oftmals noch Papier und Stift für Reservierungen genutzt. Dabei geht es digital nicht nur schneller, sondern um ein Vielfaches übersichtlicher. In großen Betrieben gibt es manchmal nur einen „Stand-PC“ von dem aus auf die Software zugegriffen werden kann. Die web-basierte Lösung TAC|Sense ermöglicht es, dass Mitarbeiter:innen auch auf Smartphones und Tablets arbeiten können. So können Termine jederzeit sowie ortsunabhängig einsehen und updatet werden. Auch betreffend verkaufsfördernde Maßnahmen gibt es viel unausgeschöpftes Potenzial. Hier könnten zum Beispiel mit weiteren Verkaufsautomaten (Kaffee, Getränke, Snacks), Webshop, Kiosk oder Digital Signage Anreize gesetzt werden.

Ein weiterer bedeutsamer Schritt in Richtung Digitalisierung, den ich gerne noch erwähnen möchte, sind Online-Fragebögen und Kontaktformulare. Damit können Anamnesebögen beispielsweise vorab online ausgefüllt werden. Fragen und Anregungen können via Online-Kontaktformular abgesendet werden und scheinen gleich automatisch als Aufgaben in der TAC Software auf. Diese Automatisierungsschritte entlasten das Personal entscheidet.

Wo seht ihr Möglichkeiten, mithilfe von Digitalisierung den grünen Fußabdruck zu optimieren?

Nachhaltigkeit ist wichtiger denn je. Digitalisierung kann durch optimierten Ressourceneinsatz dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck eines Spa-Betriebes zu verringern und damit die Umwelt zu schützen. Beispielsweise wird durch Online-Tickets und -Buchungen der Papierverbrauch gravierend reduziert. Leider werden viel zu oft unnötigerweise noch Dokumente ausgedruckt, dabei haben wir mit dem Smartphone digital alles mit dabei. Auch die vorhin erwähnten Online-Fragebögen können dazu beitragen Papierstapel zu reduzieren. Mit TAC|Sense hat man via Tablet oder Smartphone von überall im Unternehmen Zugriff auf wichtige Daten, auch hier kann so das Ausdrucken von Personalplänen oder Terminkalendern vermieden werden. Denn wir wissen, jeder Beitrag zum Umweltschutz zählt.