Spa goes digital – Joram Schirmaier von MYSSAGE über Prozessoptimierung im Spa-Management durch Digitalisierung

Digitale Tools helfen auch im Spa, Management-Prozesse zu vereinfachen. Bild: Adobe Stock/Cifotart

Beim SpaCamp hast du eine spannende Session zum Thema „Digitalisierung im Spa“ gehalten und auch erzählt, welche Tools ihr bei MYSSAGE verwendet. Alle hier aufzuzählen würde den Rahmen sprengen, deshalb frage ich so: Was sind deine 3 Top-Apps und welche Vorteile bieten sie?

Meine Top 3, die wir auch bei MYSSAGE verwenden, sind recht einfach:

1. Shore & Infusionsoft – mit Schnittstelle verbunden

Die Software eignet sich hervorragend zur online Buchung via Buchungsstrecke, Google, Facebook & Instagram. Zudem können hier unkompliziert Termine wie auch Dienstpläne erstellt werden, die dem/der Mitarbeiter*in dann via App zur Verfügung stehen. Die Automatisierung der Kundenverwaltung setzt dieser Softwarelösung die Krone auf. Mit diversen Kampagnen werden die Kund*innen an Termine erinnert, Zufriedenheitsabfragen können abgerufen werden und Mailings zur Kundenrückgewinnung werden automatisch versandt.

2. Personio – das digitale HR-Management System

Hier kann man alle Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen an einem Ort verwalten, vom Onboarding über die digitale Personalakte bis zu Abwesenheiten und Zeiterfassung ist alles dabei. Auch für die Lohnabrechnung gibt es eine Schnittstelle direkt zu DATEV. Die Performance einzelner Mitarbeiter*innen kann erfasst und ein wertvolles Feedback kann gegeben werden. Durch intelligente Genehmigungsprozesse, Erinnerungen und Vorlagen gibt es viele Möglichkeiten, um komplett auf den Papierkram zu verzichten.

3. Lumiform – das intelligente Tool zur Checklistenverwaltung

Durch den Lumiform-Zyklus kann man alle Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen sinnvoll digitalisieren und optimieren: Erstelle – Prüfe – Korrigiere – Analysiere – Optimiere. Die App erinnert an anstehende Aufgaben, egal ob auf dem Smartphone oder Tablet, online oder offline. So kann man Vorfälle direkt melden und lösen. Dank detaillierten Berichten und Statistiken kann man so den Überblick behalten und die Qualität und Sicherheit kontinuierlich verbessern.

Welche Abläufe kann man gut digital abbilden und wo ergeben sich dadurch Optimierungsmöglichkeiten?

Optimierungspotential gibt es oft bei der Kundenkommunikation. Prozesse wie Kundengewinnung, -bindung & -rückgewinnung können unkompliziert abgebildet werden. Dies bedeutet eine immense Zeitersparnis für jedes Unternehmen und zugleich wirkt es sehr professionell dem Kunden gegenüber. Zudem haben solche Maßnahmen meist auch einen direkten und positiven Effekt auf den Umsatz.

Worauf muss man besonders achten, wenn man ein neues Tool in einen bestehenden Geschäftsprozess integriert?

Ein wichtiger Aspekt ist sicherlich die Nachhaltigkeit: Wie sicher kann man sein, dass man dieses Tool auch in der Zukunft nutzen wird? Software sollte immer dazu da sein, dass sie den Alltag vereinfacht und Aufgaben abnimmt.

Dies bringt mich direkt zu meinem nächsten Punkt, die Komplexität. Egal wie gut oder effizient eine Software ist, sie sollte in meinen Augen immer, zumindest im Frontend, für Kund*innen wie auch Mitarbeiter*innen einfach in der Benutzung und von der Handhabung sein, da sie sonst nicht gerne integriert wird. Für die Einführung einer neuen Softwarelösung ist gerade dies der entscheidende Punkt: die Motivation der Mitarbeiter*innen hierfür.

Was man zum Schluss auch nicht außer Acht lassen sollte, ist sicherlich der Preis. Auf dem Markt gibt es hier einen sehr großen Wettbewerb. Daher empfehle ich, sich immer eine Handvoll Tools anzuschauen, bevor man eine langfristige Entscheidung trifft.

Joram Schirmaier informierte in seiner Session über Digitalisierung im Spa. Foto: Andreas Endermann

Digitalisierung soll dem Gast und dem Mitarbeiter dienen. Siehst du hier auch Nachteile bzw. kann man es mit der Digitalisierung auch übertreiben?

Die Digitalisierung darf Abläufe nicht zu kompliziert machen. Alles muss leicht verständlich und intuitiv für Kund*innen wie auch Mitarbeiter*innen sein. Hier kann es helfen sich ein paar Schnittstellen programmieren zu lassen, die Kundendaten in unterschiedlichen Programmen automatisch abgleichen und auch bestimmte Prozesse anstoßen. Essentiell bei jeder Software ist es, im Backend den Überblick zu behalten und die Funktionen so effektiv wie möglich zu nutzen. Denn schlecht genutzte und gepflegte Software bereitet oftmals mehr Arbeit als sie einem abnimmt.

Vielen Dank, Joram Schirmaier von MYSSAGE, für deine Session beim SpaCamp 2020 und das Interview!